Como gestionar tu día a día y no morir en el intento

Como gestionar tu día a día y no morir en el intento

Últimamente estoy viendo la necesidad en mi día a día de “organizar” la gran marea de tareas que me van surgiendo cada minuto, o más bien cada segundo, y no sólo para lograr organizarme yo sino para organizar a mi equipo.

Siempre he sido la típica persona de bloc de notas, bolígrafo rojo para destacar, bolígrafo azul para apuntar y subrayador amarillo, rosa, verde, azul, y porque no he encontrado más a mi vera, que sino subrayaba con tantos colores como tiene el arco iris.

Tras varios intentos fallidos con muchas de ellas, Evernote, Google Docs….un día me presentaron una de esas herramientas que prometía ser la panacea del orden: Teambox (ahora conocido como Redbooth) https://redbooth.com y si, para que negarlo, es útil.

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En definitiva, en Teambox encontré mi aliado en esto de la organización de tareas, pero como todo, al final el tiempo te come y la rutina, lo que llevas haciendo toooooda tu vida laboral, vuelve a tu ser y retomas tu bloc de notas, tus miles de correos diarios y volvemos a empezar. Clic aqui para ir.

Y ya que los he mencionado, ¡los correos! esos seres que invaden tu buzón de entrada del mail, ese que intentas todos los días mantener limpio y organizado pero que es imposible ya que estos pequeños seres surgen de la nada y cada minuto que le das al botón de “recibir” entran como una plaga cientos, miles de ellos, y que no sabes como, pero es imposible de controlar, una especie de infección vírica de la que nunca vas a poder salvarte, ¿o si?

En este primer artículo no voy a decir cual es la mejor herramienta que nos ayude, por un lado a la organización de tareas dentro de un equipo y por otro a frenar el ataque zombie de los mails, pero si que os puedo confirmar que parte fundamental de que esto funcione al 100% es que todos y cada uno de los miembros del equipo estén a una, que se comprometan a usar la herramienta y a “desintoxicarse” poco a poco del virus maléfico que son los mails, y en rolSocial estamos en ello.

Os dejo una lista de las herramientas que estamos testeando para llegar a nuestro “santo grial” y os iremos contando pros y contras de cada una de ellas en los próximos artículos “see you in the mailbox” ;P.

Active Collab

Herramienta muy fácil e intuitiva. De forma muy ágil, el gestor del proyecto crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo. A partir de ahí se pueden mantener comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros cómodamente. Además, permite escribir y responder desde tu correo sin haber entrado en el sistema. https://www.activecollab.com/

Assembla

Assembla es una herramienta ideal si hablamos de gestión de proyectos de desarrollo. El elemento clave es el sistema de tickets que son asignados a cada miembro del equipo. Cada ticket incorpora información detallada como el nivel de complejidad y las horas de trabajo. Destaca por sus funcionalidades de Reporting, que incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos. Al principio no es tan intuitivo como otros —requiere un tiempo inicial de formación—, pero dispone de muchos tutoriales. https://www.assembla.com/home

Basecamp

Basecamp es seguramente la más sencilla e intuitiva. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también un time-line y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email (sin haber accedido al sistema). https://basecamp.com/

Central Desktop

Central Desktop es una buena herramienta de trabajo en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real. http://www.centraldesktop.com/

Producteev

Producteev funciona como una lista de tareas online que avisa en tiempo real de lo que está pasando a través del correo, mensajería instantánea o iPhone. Los jefes de equipo pueden crear un espacio de trabajo virtual, invitar a colaboradores, crear tareas y asignarlas a las personas, añadir los plazos y generar el informe de productividad. https://www.producteev.com/

TeamLab

TeamLab es una plataforma de gestión gratuita para las empresas de pequeño y mediano tamaño. Trabajar con TeamLab es como tener una red social en la empresa: puede crear entradas de blog que toda la empresa puede ver. Tiene además otras características sociales, como anuncios, encuestas para recabar la opinión pública, y muchas otras. Los miembros pueden incluso iniciar sus propios debates en los foros, y cualquier miembro de la empresa puede seguir las actividades o temas que le interesan. Otra característica notable es su chat interno. http://www.onlyoffice.com/es/?cid=95176



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